Учет в нескольких компаниях. Бухгалтерский учет и налогообложение.

На практике часто встречаются ситуации, когда ведется бухгалтерский учет нескольких фирм.

Как правило, такой многофирменный учет ведут аудиторские компании или специализированные бухгалтерские фирмы, а также бухгалтеры — аутсорсеры, работающие на удаленном доступе либо главный бухгалтер холдинга, в состав которого входят несколько юридически независимых предприятий.

Отметим, что на законодательном уровне правила многофирменного учета не прописаны и нет специальных законов, которые упрощали бы учет для бухгалтеров, ведущих сразу несколько фирм.

Рассмотрим, какие проблемы возникают у бухгалтеров при ведении учета нескольких фирм одновременно.

Сложности с получением первичных документов

Одна их главных проблем заключается в том, что бухгалтер не всегда вовремя или не в полном объеме получает от генерального директора первичные документы для отражения необходимой информации в бухгалтерских и налоговых регистрах.

В этом случае выбивание первичных документов становится неразрешимой задачей.

Такая ситуация часто приводит к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете, что влечет за собой ошибки при формировании ряда показателей бухгалтерской отчетности и налогооблагаемой базы по отдельным налогам и как следствие к недоплате налогов.

Соответственно, компании грозит начисление штрафных санкций за неуплату налогов полном объеме.

Первичные документы оформлены не надлежащим образом

Очень часто первичные документы организации оформлены не надлежащим образом.

Например,

• отсутствует акты выполненных работ, услуг;
• не предоставлены отчеты об оказании консультационных, юридических и маркетинговых услуг;
• товарные накладные не имеют подписей и печатей;
• путевые листы легкового автомобиля оформлены с нарушениями;
• в счетах-фактурах от контрагента нет расшифровки подписи, не указаны реквизиты, указан неверный ИНН;
• не предоставлены отчеты командированных лиц о выполнении служебного задания.

Отметим, что в этом случае существует риск признания налоговыми органами отнесения  затрат к расходам, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль  при наличии не верно оформленных первичных документов и предъявления НДС к вычету из бюджета на основании не правильно составленной счета — фактуры неправомерными.

В такой ситуации бухгалтер выступает в роли аудитора, а именно бухгалтер выявляет все нарушения по оформлению документов и сообщает об этом клиенту с просьбой принять меры по устранению выявленных неточностей.

Ошибки при обработке первичных документов

Когда бухгалтер ведет много фирм (например, от 5 до десяти организаций), то при наличии большого объема первичных документов нередки случаи, когда бухгалтер по ошибке оформит документы не от той компании или документы от одной компании отразит в учете другой компании.

В такой ситуации получается, что в бухгалтерском и налоговом учете организации отражена неверная информация.

В этом случае неправильно формируется бухгалтерская и налоговая отчетность, что грозит фирме начисление штрафов и пеней за ошибки при исчислении и уплате отдельных налогов.

Кроме этого при проведении аудита аудиторская компания при наличии существенных искажений данных бухгалтерской отчетности признает такую отчетность не достоверной и выдаст свое аудиторское заключение с оговоркой.

Несвоевременная сдача бухгалтерской или налоговой отчетности

Часто, бухгалтер, работающий с несколькими фирмами, а не редко и с несколькими десятками компаний, может забыть сформировать и отправить бухгалтерскую или налоговую отчетность в налоговые органы или во внебюджетные фонды.

В этом случае к компании могут быть применены штрафные санкции за не своевременную сдачу бухгалтерской или налоговой отчетности в налоговые органы или во внебюджетные фонды.

Частые изменения в действующем законодательстве

Бухгалтерия должна работать только с актуальной законодательной базой, в которой публикуются обзоры важных поправок к законодательству.

Отсутствие такой базы может привести к  ошибкам бухгалтерском и налоговом учете.

Отметим, что часто меняются не только законодательство, но и формы отчетности.

В этой ситуации лучше пользоваться  справочными базами Консультант Плюс или Гарант.

Также для решения этой проблемы можно подписаться на рассылки издательств, публикующих актуальные материалы по бухгалтерскому учету и налогообложению, например Главбух.

Необходимость восстановления бухгалтерского учета

На практике очень часто бухгалтеру приходится проводить работы по восстановлению бухгалтерского учета при отсутствии первичных документов.

Отметим, что несвоевременное восстановление бухгалтерского учета и наличие нарушений может привести к серьезным последствиям для деятельности компании.

Прежде всего, возникнут проблемы с государственными органами, включая налоговую инспекцию.

Уклонение от уплаты налогов или уплата неправильных сумм влечет за собой административную или даже уголовную ответственность.

Поэтому бухгалтером производятся все необходимые мероприятия по восстановлению бухучета.

Эти мероприятия включают обязательное восстановление первичных документов — договоров, актов выполненных работ, счетов-фактур, накладных, кассовых и товарных чеков.

На основе собранных и откорректированных документов создаются новые регистры бухучета.

После того как все документы восстановлены и откорректированы, производится подготовка и сдача отчетности в налоговый орган.

Перед этим в обязательном порядке проводится сверка с контрагентами, позволяющую подтвердить остатки на бухгалтерских счетах.

Затем формируется отчетность по восстановленным данным, формируются налоговые регистры и заполняются декларации, которые сдаются в налоговые органы.

На основании корректировочных деклараций уплачиваются все необходимые налоги и штрафы.